ระบบ ERP คืออะไร และสำคัญกับองค์กรอย่างไร
ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) คืออะไร ?
ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) คือระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร โดยภายในระบบ ERP นั้นจะมีระบบย่อยที่ใช้ในองค์กรทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น ระบบทรัพยากรบุคคล ระบบการเงิน การจัดซื้อจัดจ้าง ระบบการจัดการข้อมูล ระบบสำหรับผู้บริหาร และระบบอื่นๆที่ใช้ในองค์กร โดยระบบทั้งหมดนี้จะถูกเชื่อมข้อมูลกันด้วยระบบข้อมูลกลาง หรือ Database ซึ่งจะทำให้แต่ละส่วนย่อยสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และเป็นขั้นตอน
ทำไมต้องนำระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เข้ามาใช้ในองค์กร
ในแต่ก่อนนั้น การบริหารจัดการระบบในองค์กรนั้นค่อนนข้างลำบาก เพราะแต่ละส่วนงานนั้นใช้ซอต์ฟแวร์ที่แตกต่างกันออกไป ทำให้การเข้าถึงข้อมูลแต่ละส่วนนั้นค่อนข้างยุ่งยาก และมีความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูลหากคอมพิวเตอร์หรือซอต์ฟแวร์ของส่วนงานนั้นเสียหาย จึงมีแนวคิดในการรวมระบบทั้งหมดให้มาทำงานบนแพลตฟอร์มเดียวกัน และใช้ข้อมูลร่วมกัน เพื่อให้เกิดความง่ายต่อการบริหารจัดการจึงเป็นที่มาของระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) นั่นเอง
ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ประกอบด้วยระบบย่อยอะไรบ้าง
- ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล
ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล จะทำหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ และสามารถตรวจสอบรายละเอียดได้ โดยระบบนี้จะทำงานกับฝ่ายบุคลากรโดยตรง และส่งข้อมูลไปเก็บยัง Database เพื่อให้ส่วนอื่นนำข้อมูลไปประมวลผลต่อได้
- ระบบสำหรับผู้บริหาร
ระบบสำหรับผู้บริหารจะทำงานในลักษณะการตรวจสอบข้อมูลทุกชนิด ทุกส่วนงาน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการเงิน บัญชี พัสดุ หรือฝ่ายเทคนิค
- ระบบการจัดซื้อจัดจ้าง
ระบบการจัดซื้อจัดจ้างจะทำงานในส่วนของการทำใบเสนอราคา การทำใบแจ้งหนี้ หรือการออกใบเสร็จ ซึ่งระบบ ERP จะสร้างความรวดเร็วและลดความผิดพลาดเป็นอย่างมาก
- ระบบการจัดการการเงิน
ระบบการจัดการการเงิน จะทำหน้าที่ควบคุมยอดการซื้อหรือการขาย โดยใช้ข้อดีของระบบข้อมูลศูนย์กลาง (Database) ทำให้สามารถตรวจสอบการใช้เงินได้ง่ายกว่าระบบปกติ
- ระบบการจัดการข้อมูล
ระบบการจัดการข้อมูล ช่วยให้การรวบรวมข้อมูล และนำมาจัดการได้ง่ายมากขึ้น อีกทั้งยังสามารถเก็บได้เป็นระยะเวลานานโดยไม่ต้องคำนึงว่าข้อมูลจะหายหรือหาไม่เจอ เพราะข้อดีของระบบข้อมูลศูนย์กลาง (Database) คือมีการทำ Index ไว้ทุกข้อมูล
ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) มีประโยชน์อย่างไร
- ทำให้สามารถจัดการระบบที่ใหญ่ได้ง่านและเร็วขึ้น
- หากเราใช้ On-Cloud ERP จะช่วยให้บคุคลากรทำงานจากที่ไหนก็ได้ และยังไม่ต้องจัดการข้อมูลเอง
- ช่วยให้บริหารจัดการสิทธ์การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น
- สร้างความปลอดภัยให้กับข้อมูล
- มีความรวดเร็วและถูกต้องในการทำงาน
นอกจากระบบหลักที่กล่าวมาแล้วนั้น ERP (Enterprise Resource Planning) ยังมีระบบอื่นๆ ขึ้นอยู่กับการทำงานขององค์กรนั้นๆ ว่าต้องการให้มีการจัดการข้อมูลแบบใด มีส่วนงานไหนในองค์กรบ้าง
แล้ว ERP (Enterprise Resource Planning) ดีกว่าระบบเก่าอย่างไร
ERP (Enterprise Resource Planning) มีวัตถุประสงค์หลักคือการบริหารจัดการองค์กรให้เป็นระบบ และนำแต่ละส่วนงานมาทำงานในระบบเดียวกัน และใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน
แล้วระบบ SAP กับ ERP ต่างกันไหม
ระบบ SAP ก็คือ ERP ประเภทหนึ่งเช่นกัน ที่จะทำหน้าที่จัดการระบบในองค์กร มีซอต์ฟแวร์ในส่วนต่างๆขององค์กรเช่นกัน และมี Database ที่ใช่งานร่วมกัน
จะเห็นว่าระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) นั้นมีประโยชน์กับองค์กรเป็นอย่างมากในปัจจุบัน เพราะนอกจากจะสร้างระบบการจัดการแล้ว ยังเป็นมาตรฐานให้องค์กรน่าเชื่อถือมากขึ้น ซึ่งข้อดีเหล่านี้เองที่ทำให้ระบบ ERP กำลังเป็นที่นิยมในปัจจุบันครับ
อ้างอิงจาก www.netsuite.com
